Weniger ist mehr. Das gilt auch für die Erhebung personenbezogener Daten. Datenminimierung bedeutet, nur die Daten zu sammeln und zu speichern, die absolut notwendig sind. Jede zusätzliche Information erhöht das Risiko eines Datenlecks und erhöht gleichzeitig den Verwaltungsaufwand. Prüfen Sie daher bei jeder Datenerhebung: Brauchen wir diese Information wirklich? Führen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihrer Datenbestände durch und löschen Sie veraltete oder unnötige Daten sicher. Ein gutes Datenmanagement reduziert Risiken und steigert die Effizienz.

Der Schutz sensibler Daten beginnt bei der Zugangskontrolle. Verwenden Sie starke Passwörter, die aus einer Kombination von Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bestehen. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter nur auf die Daten zugreifen kann, die er wirklich benötigt. Dies erreichen Sie durch rollenbasierte Zugriffskontrollen. Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA) bietet zusätzliche Sicherheit, da sie einen zweiten Identifikationsschritt erfordert, wie z.B. einen Code, der an das Mobiltelefon des Nutzers gesendet wird.

Eine der effektivsten Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff ist die Verschlüsselung. Verschlüsseln Sie sowohl ruhende Daten (z.B. auf Festplatten oder in Datenbanken) als auch übertragene Daten (z.B. E-Mails oder hochgeladene Dateien). Besonders wichtig ist die Verschlüsselung mobiler Geräte wie Laptops, Smartphones und USB-Sticks, da diese leicht verloren gehen oder gestohlen werden können. Achten Sie darauf, dass Ihre Verschlüsselungstechnologie stets auf dem neuesten Stand ist.

Software, die nicht regelmäßig aktualisiert wird, kann ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellen. Cyberkriminelle nutzen bekannte Schwachstellen in veralteter Software aus, um Zugang zu Systemen zu erhalten. Automatische Sicherheitsupdates und Patches sind hier entscheidend. Dies gilt nicht nur für Betriebssysteme, sondern auch für alle Anwendungen und Plugins. Regelmäßige System-Scans helfen, Schwachstellen zu identifizieren und schnell zu beheben.

Ihre Mitarbeiter sind oft die erste Verteidigungslinie im Datenschutz. Daher ist es entscheidend, dass sie sich der Risiken und der Bedeutung des Datenschutzes bewusst sind. Regelmäßige Schulungen sollten Themen wie Phishing-Erkennung oder sichere Passwortpraktiken beinhalten. Für die Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter können Sie gerne auf die von uns zur Verfügung gestellten Schulungen in der DSGVO-Schutzteam-Plattform zurückgreifen.